Porządki w dokumentach – czy to konieczne? Jak segregować dokumenty?

Zdarzyło wam się kiedyś szukać jakiegoś ważnego dokumentu? Jeśli ktoś mierzył się kiedyś z taką sytuacją, to z pewnością jest świadom tego, jak wiele czasu można na to zmarnować. Niestety, te długie godziny spędzone na przerzucaniu papierów z kąta w kąt możemy spisać na straty, dlatego warto wcześniej poświęcić kilka minut na to, by odpowiednio posegregować wszystkie posiadane przez nas istotne dokumenty.

Poświęć się – zrób porządek

Jeśli przez lata zaniedbywaliśmy porządkowanie swoich papierów, musimy w końcu przełamać się i zrobić to raz a porządnie. W ramach robienia czystek należy zgromadzić wszystkie posiadane przez siebie dokumenty oraz przygotować duże pudło. Wszystkie przeterminowane faktury, nieważne umowy, stare rachunki, które nie są już potrzebne, powinny trafić właśnie tam, by nie zajmowały niepotrzebnie miejsca istotnych dokumentów. Pamiętajmy jednak, by nie wyrzucać naszych danych na śmietnik. Nasz adres czy też numer PESEL to zbyt ważne informacje i lepiej, by nie wpadły w niepowołane ręce.

Segregacja dokumentów

Przeglądając dokumenty, odkładajmy je od razu na odpowiednią kupkę. Dzięki temu znacząco zmniejszymy ilość pracy niezbędnej do zapanowania nad naszymi papierami. Wszystkie dokumenty należy przypisać do odpowiednich im kategorii:

  • dom
  • praca
  • rachunki
  • prywatne
  • inne

Oczywiście są to tylko sugerowane kategorie i w miarę potrzeb można coś dodać, lub odjąć. Najważniejsze, by wiedzieć, co gdzie się znajduje.

W kategorii “Dom” warto umieścić wszystkie dokumenty dotyczące naszego mieszkania, kredytów, rachunków bankowych, pożyczek pieniężnych, polis na życie i innych cennych dokumentów, które powiązane są z nami i członkami rodziny.

W kategorii “Praca” należy umieścić wszystkie nasze umowy o prace, CV, certyfikaty i dyplomy, zeznania podatkowe i wszelkie informacje, które dotyczą naszych zarobków. Jeśli trzymamy w domu cenne dokumenty firmowe, warto nie umieszczać ich w tej kategorii, a stworzyć dla nich specjalną zakładkę. Pozwoli to jeszcze lepiej zapanować nad chaosem.

“Rachunki” to miejsce na paragony, faktury, gwarancje, umowy kupna-sprzedaży, a także wszystkie inne dokumenty mniej lub bardziej związane z zakupami. Można tu także umieszczać rozliczenia podatkowe, ale sugerujemy przygotować dla nich osobną kategorię.

“Prywatne” to miejsce na dokumenty, które mogą się nam kiedyś w przyszłości przydać, ale z pewnością nie skorzystają z nich inni członkowie naszej rodziny. W tym miejscu warto notować sobie swoje wystąpienia, publikacje prasowe, odbyte kursy itp.

Inne  dokumenty

“Inne” to pole do popisu dla Was. Możecie tam umieszczać wszystko, co nie pasuje do powyższych zakładek, lub potraktować to jako sugestię do stworzenia zupełnie nowych kategorii. Jeśli mamy podsunąć pomysł, to sugerujemy stworzyć osobny segregator na dokumenty związane z naszym zdrowiem lub też dyspozycjami na wypadek śmierci, lub wypadku.

Gdy już przejdziemy przez najgorsze i poukładamy stare dokumenty, pozostaje nam tylko być konsekwentnym, by nie zmarnować tej ciężkiej pracy. Wszystkie nowe papiery musimy odkładać tam, gdzie ich miejsce.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *